Privacyverklaring

Vorige versie: 18 april 2023
Laatst bijgewerkt: 2 september 2025

Academica University of Applied Sciences BV (hierna Academica), gevestigd aan Weteringschans 28 - 1017 SG Amsterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
Weteringschans 28
1017 SG Amsterdam
020-5217400
KVK: 60288523

Privacy Officer: avg@academica-group.com

Onze Functionaris Gegevensbescherming is Lumen Group.

Lumen Group B.V.

Reactorweg 47

3542 AD Utrecht
fg@lumengroup.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken
Academica verwerkt jouw persoonsgegevens omdat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht per categorie van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Websitebezoekers
• IP-adres
• Gegevens over jouw activiteiten op onze website
• Internetbrowser en apparaat type
• Vrijwillig gepubliceerde gegevens via onze website (zoals ingevulde gegevens middels een brochuredownload)
• Zakelijke relatie en leads
  • Naam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Functie
  • Geslacht
  • Geboortedatum
• Studenten en deelnemers
  • Naam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Functie
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Studievoortgang en toetsing
• Werkzoekende of kandidaat
  • NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens
  • Geboortegegevens, leeftijd, geslacht
  • Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring
  • Pasfoto (indien toegevoegd aan het cv)
  • Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die zelf zijn gedaan of via zijn gevolgd
  • Gegevens over beschikbaarheid
  • Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via avg@academica-group.com, dan verwijderen wij deze informatie.

Hoe gebruiken we je gegevens?
Academica verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Uitvoering van de overeenkomst (zoals het verzorgen van onderwijs, afnemen van vragenlijsten, afleggen van tentamens en/of bijhouden van studievoortgang)
• Klantcontact en communicatie (via HubSpot, zoals informatie over onze diensten via de nieuwsbrief)
• Wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld aanmelden bij DUO of RDO-register)
• Analyseren van websitegebruik voor verbetering producten en diensten (bijvoorbeeld met behulp van Billy Grace en Google Analytics)
• Leadidentificatie via LeadInfo

LeadInfo

Onze website maakt gebruik van de dienst Leadinfo (Rotterdam, Nederland) om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website door zakelijke bezoekers. Leadinfo herkent op basis van IP-adressen welke bedrijven onze website bezoeken. Daarbij verwerkt Leadinfo alleen het IP-adres en de bezochte pagina’s op onze website. Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt om zakelijke leads te identificeren, onze dienstverlening te verbeteren en contact te kunnen leggen met organisaties die interesse tonen in ons aanbod.

De verwerking vindt plaats op basis van de grondslag ‘toestemming’ (via onze cookie-instellingen). Leadinfo bewaart deze gegevens niet langer dan noodzakelijk. Er is ook de mogelijkheid om je hiervoor uit te schrijven door ‘adverteerders cookies’ niet toe te staan.

Billy Grace

Wij maken gebruik van het Nederlandse platform Billy Grace om beter inzicht te krijgen in hoe onze website en online campagnes worden gebruikt. Met deze informatie kunnen wij onze communicatie en dienstverlening verbeteren. Billy Grace verzamelt hiervoor alleen geanonimiseerde gegevens, zoals welke pagina’s worden bezocht, hoe vaak en vanaf welk apparaat. Persoonlijke gegevens zoals naam of e-mailadres worden niet opgeslagen.

De gegevens worden verwerkt op basis van de grondslag ‘toestemming’ (via onze cookie-instellingen valt dit onder ‘analytisch). Billy Grace slaat deze informatie veilig op en verwijdert deze wanneer de gegevens niet meer nodig zijn.

HubSpot

Wij maken gebruik van HubSpot (hubspot.com) voor het beheren van contactgegevens, het versturen van nieuwsbrieven en het organiseren van communicatie met leads en klanten. HubSpot verwerkt persoonsgegevens namens ons en uitsluitend volgens onze instructies, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement). Persoonsgegevens worden door HubSpot nooit zelfstandig gebruikt of gedeeld.

Grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst (bijvoorbeeld studie- of arbeidsovereenkomst)
• Wettelijke verplichting
• Gerechtvaardigd belang
• Toestemming van de betrokkene (indien vereist)

Geautomatiseerde besluitvorming
Academica neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Academica bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Doel: studentenadministratie
Soort gegevens: contactgegevens, studievoortgang resultaten en ingeleverde producten voor afsluiting van geaccrediteerde opleidingen en leergangen.
Bewaartermijn: 5 jaar na einde opleiding

Doel: blended learning / E-Learning faciliteren
Soort gegevens: contactgegevens, interactie met leercontent, voortgang in online content.
Bewaartermijn: 5 jaar na einde opleiding

Doel: Communicatie over afgenomen diensten
Soort gegevens: Contact- en NAW-gegevens klant
Bewaartermijn: 5 jaar na einde training

Doel: Marketingdoeleinden
Soort gegevens: Contact- en NAW-gegevens klant
Bewaartermijn: 10 jaar na laatste contact

Doel: Inzicht krijgen in de werkprestaties van de deelnemer aan de ProfScan
Soort gegevens: Gegevens ProfScan
Bewaartermijn: 10 jaar na einde training

Doel: Inzicht krijgen in de prestaties van de leidinggevende
Soort gegevens: Gegevens 360-graden feedback assessment door Zenger Folkman
Bewaartermijn: 10 jaar na einde training

Doel: Informeren via nieuwsbrief en marketingdoeleinden
Soort gegevens: Contact- en NAW-gegevens klant
Bewaartermijn: Tot pensionering of uitschrijving

Doel: Verkoop tickets MSH
Soort gegevens: Contact- en NAW-gegevens MSH
Bewaartermijn: 10 jaar na einde training

Doel: Marketingdoeleinden MSH
Soort gegevens: Contact- en NAW-gegevens MSH
Bewaartermijn: 10 jaar na einde training

Delen van persoonsgegevens met derden
Academica verkoopt jouw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk hierbij aan Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) of leveranciers van ICT-systemen, zoals het online leerplatform MyAcademica (NEO). Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Academica blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Academica gebruikt functionele, analytische en adverteerders cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van jouw computer, tablet of smartphone. Academica gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.

Bij jouw eerste bezoek aan onze website word je geïnformeerd over deze cookies en wordt er om toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

Je kunt je afmelden voor cookies door jouw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van jouw browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-heten-wat-doe-ik-ermee/

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Academica en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van jouw toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@academica-group.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van jouw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie jouw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van jouw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Academica wil jou er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteitpersoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Academica neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons op via info@academica-group.com.

NEO
Als je bij Academica studeert of een opleiding/training volgt, word je ingeschreven in het leerplatform NEO. Hierin worden jouw contactgegevens (voornaam, achternaam, functie, email) opgeslagen en jouw voortgang in de online omgeving en interactie met de leercompenten in de omgeving of andere studenten. Jouw gegevens worden 5 jaar bewaard.

De Profscan
Als je ervoor kiest om een ProfScan bij ons af te nemen, slaan wij persoonsgegevens op van de deelnemers aan deze ProfScan. De persoonsgegevens worden beveiligd opgeslagen en zijn alleen bereikbaar voor medewerkers van Academica die toegang nodig hebben voor het goed uitvoeren van de overeenkomst die we met jou hebben gesloten. Na 10 jaar worden jouw gegevens bij ons geanonimiseerd.

De 360-graden rapportage
Als je ervoor kiest om een 360-graden analyse bij ons af te nemen, slaan wij persoonsgegevens van jou op. De persoonsgegevens worden door Zenger Folkman geanonimiseerd bewaard. De gegevens die door Zenger Folkman worden bewaard, zijn dus niet tot jouw persoon te herleiden. De gegevens die wij krijgen zijn niet geanonimiseerd en daarom goed beveiligd opgeslagen. De gegevens zijn alleen bereikbaar voor medewerkers van Academica die toegang nodig hebben voor het goed uitvoeren van de overeenkomst die we met jou hebben gesloten. Na 10 jaar worden jouw gegevens bij ons geanonimiseerd.